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既卒就活で重要な企業へのメールの送り方と6つの注意点

既卒の就職活動でメールを送るときの方法について紹介します。
就職活動ではメールを送る機会はたくさんあります。
ビジネスマナーを理解して正しい対応をすることは先行でも好印象です。

では、どんなメールが好まれるのでしょうか?
既卒の就職活動ですぐにでも使えるメールの使い方についてアドバイスします。
例文もいれまましたの是非活用してください。

既卒のためのビジネスメールを書きときの6つの注意点

1.件名はシンプルにわかりやすく要件を書

件名はシンプルにわかりやすく要件を書きましょう。

よく使うのは、
相談・報告・連絡に関するメールです。

既卒者のエントリーに関するご相談
本日のアポイントについての連絡
選考結果に関する報告(エージェントに対して)

といった形でメール本文で伝えたい内容がわかる件名を意識しましょう。

2.宛名は必ず記入する

本文の最初には宛名を必ず記入します。
「infosaiyou」などとなっている場合は代表アドレスであるケースも多く、
そのメールが誰宛に書かれていのかわかりにくいためです。

・会社名
・部署名
・名前

を「〇〇株式会社〇〇部〇〇様」というように記入するのが理想ですが場合によっては部署名や下の名前がわからない時があります。
その場合は、会社名と苗字のみということもあります。

株式会社はつけ忘れはないようにします。(株)も良いとは言えません。

3.書き出し

書き出しは、自分が何者か名乗るところから始めます。
過去にあったことがある場面は、どこで会ったかを記入しておくと丁寧です。
相手が、思い出しやすくなるためです。

鈴木太郎と申します。
先日の合同企業セミナーで最後に質問をさせていただいたものです。

などです。
何か相手に依頼をする場合は、聞いてもらって当然と思わずに相手の都合を確認しましょう。

4.要件

要件は簡潔に書きます。相手に何をしてほしいかを伝えるのがベストです。
だらだらと長い文章は嫌われるため要件をシンプルにまとめます。

何かのお礼の場合には、簡潔をお礼を言いつつ、
どんな場面で感謝したのか、どういったことが嬉しかったのかを具体的に書きます。
あまり雛形どおりに書くと、あなたが伝えたい感謝の気持ちが薄まります。
多少間違ってもいいので、自分の言葉で感謝したいことを伝えましょう。

5.署名には連絡先を記載する

メールの最後に自分の連絡先をまとめて署名を記載します。
住所は記入しないケースも多いですが、メールアドレスと携帯番号は記入しておくと丁寧です。

最近は迷惑フィルターか張っていることも多く、メールだけだと連絡が届かないことも多いためです。
採用担当者の視点では、電話での連絡先があることはとても助かります。

・名前
・Eメールアドレス
・連絡先電話番号

6.添付ファイルで履歴書を送付するときには暗号化を行う

中には履歴書を添付して送ることがあります。
その場合は、必ずパスワードをかけて送るようにしましょう。
セキュリティの観点もありますが、
個人情報に関する意識のレベルを相手に伝えることもできます。

最後はしっかりと見直す

書き終わったら送付前に再度メールをチェックしましょう。

・宛先のチェック
・誤字脱字のチェック

印象アップのテクニック

メールをもらったら、どんな内容であっても必ず返信して終える。

例えば、質問に答えてもらったり対応いただいたときには、
「ありがとうございます」などのお礼を伝えておくと好印象でしょう。

「締めの言葉」を添える

「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」

など、締めの言葉を添えると印象が良くなります。
ビジネスにおける気遣いは大切だからです。

改行に注意する

携帯で書いているとどうしても改行がない読みにくい文章になることがあります。
適度に改行をしながら読みやすい文章を意識しましょう。

まとめ

大切なのは相手の時間をとってもらっているという感覚です。
時間を使うということに対して配慮することが、シンプルでわかりやすいメールを書くことです。
また、依頼や相談をする場合には不快にさせず気持ちよくお互いがやり取りができるこも重要です。

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